LE SORPRESE DIGITALI DELLA LEGGE DI BILANCIO 2018

La digitalizzazione delle pratiche amministrative

La legge di bilancio ha introdotto delle sorprese innovative nella trasformazione digitale delle prassi amministrative correnti. Dal mio punto di vista “era ora” che la normativa accelerasse il processo di adeguamento all’esigenza sempre crescente di efficacia ed efficienza che la maggiore digitalizzazione dei processi di gestione amministrativa porta in azienda.

Il lungo periodo di crisi economica e di congiuntura improduttiva ha abituato le imprese ad uno stretto controllo e contrazione dei costi quindi, l’innovazione che fa risparmiare tempo ed elimina all’origine la commissione di errori sta sempre di più entrando nel DNA dell’organizzazione di impresa.

Le novità che riguardano il dominio economico procedurale di cui mi occupo sono tre:

░ 01. L’obbligatorietà per gran parte dei soggetti economici che emettono fattura[1] di adottare l’emissione della fattura elettronica dal 01 luglio 2018 per chi tratta idrocarburi e per i subappaltatori di opere pubbliche, dal 01 gennaio 2019 per tutti gli altri; tale procedimento è allineato a quello dell’emissione della fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione già in vigore dal 2015

░ 02. L’annuncio dell’inserimento nella legge quadro per l’ambiente, di un provvedimento legislativo che sancirà la trasformazione del FIR (Formulario per il Trasporto dei Rifiuti) da documento analogico a documento digitale in origine

░ 03. La possibilità, da subito introdotta, di effettuare la comunicazione della 4^ copia del FIR dal trasportatore al produttore a mezzo PEC

Rilevo una concomitanza ed una connessione stretta tra le tre innovazioni digitali sopra citate, nel senso che, nella maggioranza delle prassi amministrative dei soggetti che maneggiano FIR:

Questi documenti generano sempre la comunicazione della 4^ copia dal trasportatore coinvolto al produttore del rifiuto trasportato

Il FIR è poi il generatore di una o più fatture o voci di fattura attive e/o passive;

Tale connessione logico-operativa suggerisce la possibilità di studiare ed utilizzare dei procedimenti informatici che, per quanto possibile, connettano i momenti nei quali si producono i documenti descritti in formato digitale al fine di collegare gli stessi documenti digitali, secondo gli algoritmi che ciascuna azienda utente usa per i calcoli economici conseguenti alla loro emissione, ai processi a cui sono sottoposti e nei quali vengono utilizzati.

In altre parole, la digitalizzazione del FIR e le operazioni che si eseguono su questo documento[2], oltre alle conseguenze economiche che ne derivano[3], si possono interconnettere in modo automatico. Realizzare tali procedimenti attraverso dei processi informatici porta a vantaggi molto cospicui:
  • Capacità di sottoporre la documentazione in oggetto al processo di conservazione sostitutiva in modo completo e nativo
  • Capacità di affidare ad un sistema di Document Management System i documenti digitali ai fini della costruzione della permanenza delle interconnessioni per la loro reperibilità successiva
  • Capacità di creare il sempre più agognato paper less office quale ambiente di lavoro evoluto

Spesso avviene che le sorprese proposte dalle emanazioni normative si traducano in opportunità di sviluppo per i soggetti obbligati, nel caso che sto commentando lo stimolo all’innovazione ritengo sia rivoluzionario. Il raggiungimento dell’obiettivo “paperless office” è il risultato di revisione e ristrutturazione organizzativa delle prassi amministrative la cui portata si può considerare epocale e la capacità di cogliere l’opportunità che viene offerta segnerà uno spartiacque molto ben definito tra un’azienda tradizionale ed un’azienda moderna, attualizzata ed allineata alle tecnologie innovative. I consulenti e le aziende specializzate nella crescita generalizzata dei propri clienti in ambito ICT sono definiti Digital Enabler, vere e proprie leve abilitanti delle strategie e dei progetti di trasformazione digitale in tutti i settori e in tutti i processi e sarebbe dunque una decisione sensata affidarsi a questi nuovi attori del mercato per una crescita veloce e sicura.

Roberto Conforto

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